Datenschutzerklärung

Aktueller öffentlicher Stand: Ein kurzer, nicht-sensibler Erstkontakt ist per E-Mail möglich. Öffentliche Formulare, Terminbuchung, Checkout, Zahlung, Uploads, öffentlicher Portalzugang, vollständige Fragebögen und automatische Annahme werden auf dieser Website nicht angeboten.

1) Verantwortlicher

ALMAE Heilarbeitsinstitut GmbH
Birkenhof 1, 55288 Schornsheim, Deutschland
E-Mail: institute@almae.de

2) Datenschutzkontakt

Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter institute@almae.de.

3) Zweck und Grundhaltung

Datenschutz und Vertraulichkeit verstehen wir als institutionelle Standards. Wir erheben nur die Daten, die erforderlich sind, um die Website zu betreiben und auf gewöhnliche Anfragen per E-Mail zu antworten.

ALMAE ist ein strukturierter Institutsrahmen und kein medizinischer oder psychotherapeutischer Anbieter. Bitte senden Sie keine Gesundheits-, Therapie-, Trauma-, Krisen-, medizinischen, finanziellen, Ausweis- oder intimen Lebensgeschichtsdetails per E-Mail.

4) Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht, insbesondere:

Einwilligung ist keine pauschale oder standardmäßige Rechtsgrundlage. Maßgeblich sind der konkrete Zweck und die jeweilige Verarbeitung.

• Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), z. B. bei Eignungsbögen und damit verbundenen Rückmeldungen innerhalb eines gesondert freigegebenen privaten Einladungsprozesses
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), insbesondere Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsprävention
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; sowie ggf. § 25 Abs. 1 TDDDG für Cookies bzw. den Zugriff auf Endgeräte) nur, wenn sie konkret eingeholt wird

5) Hosting und Bereitstellung der Website

Diese Website wird von netcup GmbH (Karlsruhe, Deutschland) gehostet. Der Hoster verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeiten die Server insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Seiten, Referrer-URL, Browser-/Betriebssysteminformationen und technische Protokolle.

Zweck: sicherer Betrieb, Fehlerbehebung und Auslieferung der Website.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: in der Regel bis zu 14 Tage; bei einem dokumentierten Sicherheitsvorfall bis zu 30 Tage.

6) Cookies und Einwilligung

Dieser Website-Stand aktiviert keine optionalen Analyse- oder Marketing-Cookies. Die Oberfläche für Cookie-Einstellungen ist deaktiviert, weil ihre vollständige geprüfte lokale Abhängigkeit nicht paketiert ist. Für den sicheren Website-Betrieb erforderliche Technologien können weiterhin eingesetzt werden.

Dieser Stand fragt keine optionale Einwilligung ab und speichert keine solche Auswahl.

7) Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, etwa Name oder Anrede, Antwort-E-Mail, bevorzugte Sprache, optional Land oder Zeitzone, optional grober Zeitraum und Ihre kurze nicht-sensitive Nachricht.

Zweck: Bearbeitung von Anfragen, Missbrauchsprävention und manuelle Prüfung, ob ein privater nächster Schritt passend sein könnte. Eine Anfrage erzeugt keine Annahme, Reservierung, Vertrag, Zahlungspflicht, Wartelistenpriorität, Buchung, Upload, Portalzugang oder Newsletter-Anmeldung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an geordneter Kommunikation und Missbrauchsprävention).

Datenminimierung: Bitte halten Sie die erste E-Mail kurz und nicht-sensibel. Senden Sie keine Diagnosen, Medikamentendetails, medizinischen Dokumente, Ausweisdokumente, Finanzunterlagen, Traumageschichten, Krisenschilderungen oder intimen Lebensgeschichtsdetails per E-Mail.

Werkzeuge für Begleitkommunikation (falls genutzt)

Für Folgekommunikation können wir E-Mail und Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited) einsetzen. Soweit dabei Cookies oder ähnliche Technologien beteiligt sind, geschieht dies nur mit Einwilligung.

8) Sicherheit

Wir verwenden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Website und der Kommunikation. Sicherheitswerkzeuge, etwa Firewall- oder Malware-Schutz, können Zugriffsmetadaten verarbeiten, um Missbrauch zu verhindern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9) Analyse und Marketing (in diesem Stand deaktiviert)

Dieser Stand lädt keine optionalen Analyse- oder Marketingwerkzeuge. Eine spätere Aktivierung setzt eine vollständige geprüfte Einwilligungslösung, einen aktualisierten Datenschutzhinweis und — soweit rechtlich erforderlich — eine vorherige Einwilligung voraus.

Rechtsgrundlage für eine mögliche künftige einwilligungsbasierte Nutzung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

10) Manuelle Rechnung und Zahlung nach Annahme

Öffentlicher Checkout und Zahlungsautomatisierung sind geschlossen. Eine Zahlung kann erst nach manueller Annahme durch ALMAE, Zustellung und ausdrücklicher Annahme der exakten schriftlichen Bedingungen, gesonderter schriftlicher ALMAE-Vertragsbestätigung und Rechnung verlangt werden.

Je nach individuell ausgewähltem Weg kann die Zahlung per Banküberweisung oder über Wise oder Stripe erfolgen. An den ausgewählten Anbieter werden nur die für die Transaktion erforderlichen Daten übermittelt. ALMAE speichert selbst keine Kartendaten.

Zwecke: Vertragsverwaltung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für Rechnungs-, Steuer- und Buchhaltungspflichten.

11) Empfänger und ausgeschlossene Nutzungen

Empfänger sind auf tatsächlich erforderliche Funktionen begrenzt: netcup für Hosting; Microsoft 365 für E-Mail und spätere private Kommunikation; eine Bank, Wise oder Stripe nur für den ausgewählten Zahlungsweg nach Annahme; ein privater Terminierungsanbieter nur nach gesonderter Aktivierung für eine eingeladene Person sowie Steuerberatung, Buchhaltung, Behörden oder Gerichte, soweit erforderlich.

Für diesen Prozess sind kein CRM, Newsletter, Analyse, Marketing, Profiling, Datenverkauf und keine automatisierte Passungsentscheidung aktiv.

12) Speicherfristen und Löschung

• Abgelehnte oder abgebrochene Anfragen und inaktive Wartefälle: 90 Tage.
• Operative Korrespondenz angenommener Teilnehmender: drei Jahre.
• Verträge, Rechnungen und Zahlungsnachweise: zehn Jahre, soweit erforderlich.
• Nachweise zu Betroffenenanfragen: drei Jahre.
• Sicherheitsprotokolle: regelmäßig 14 Tage; bei einem dokumentierten Vorfall bis zu 30 Tage.
• Backups: Unsere betriebliche Richtlinie setzt einen maximalen Lebenszyklus von 90 Tagen, vorbehaltlich der Wiederherstellungszyklen des Anbieters.

Für die vierteljährliche Prüfung dieses Fristenplans ist Manuel Frey verantwortlich. Dies sind die beschlossenen betrieblichen Fristen; die technische Durchsetzung auf Anbieterebene bleibt unverifiziert. Eine dokumentierte rechtliche Aufbewahrungssperre kann die Löschung im Einzelfall aussetzen; nach deren Ende wird gelöscht. Lokale Exporte sind nur bei Erforderlichkeit zulässig und anschließend unverzüglich zu löschen.

13) Ihre Rechte, Identitätsprüfung und Beschwerde

Nach der DSGVO können Ihnen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung zustehen. Anfragen können an institute@almae.de gerichtet werden.

Wir prüfen eine Anfrage grundsätzlich über die bekannte E-Mail-Adresse. Zusätzliche Identitätsnachweise verlangen wir nur bei begründeten Zweifeln und beschränken sie auf das Erforderliche; eine Ausweiskopie ist standardmäßig nicht erforderlich.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständige Behörde nach unserer Arbeitsgrundlage ist Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz; offizielle Kontaktdaten: datenschutz.rlp.de/service/kontakt.

Automatisierte Entscheidungsfindung: Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ein. Jede Passungsprüfung erfolgt manuell.

14) Aktualisierungen

Wir können diese Datenschutzhinweise an rechtliche oder operative Änderungen anpassen. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht.