Politique de confidentialité

Situation publique actuelle : Un premier contact bref et ne comportant aucune donnée sensible est possible directement par e-mail. Ce site ne propose aucun formulaire public, aucune prise de rendez-vous, aucun processus de commande en ligne, aucun paiement, aucun téléversement, aucun accès public à un portail, aucun questionnaire complet ni aucune acceptation automatique.

1) Responsable du traitement

ALMAE Heilarbeitsinstitut GmbH
Birkenhof 1, 55288 Schornsheim, Allemagne
E-mail : institute@almae.de

2) Contact pour la protection des données

Pour toute question relative à la protection des données, contactez-nous à institute@almae.de.

3) Finalité et approche

Nous considérons la confidentialité et la protection des données comme des normes institutionnelles. Nous ne traitons que les données nécessaires au fonctionnement du site et à la réponse aux demandes ordinaires reçues par e-mail.

ALMAE est un institut structuré et non un prestataire de services médicaux ou de santé mentale. N’envoyez pas par e-mail ou par téléphone de données relatives à votre santé, à une thérapie, à un traumatisme ou à une crise, ni de données médicales ou financières, de pièces d’identité ou de détails intimes concernant votre vie personnelle.

4) Bases juridiques

Nous traitons les données personnelles uniquement lorsqu’une base juridique s’applique, notamment :

Le consentement n’est pas une base juridique générale ou appliquée par défaut. La base applicable dépend de la finalité et du traitement concernés.

• Contrat / mesures précontractuelles (art. 6, §1, b du RGPD), par ex. questionnaires d’éligibilité et demandes de suivi associées dans le cadre d’un processus privé sur invitation, approuvé séparément
• Obligation légale (art. 6, §1, c du RGPD)
• Intérêts légitimes (art. 6, §1, f du RGPD), notamment sécurité, stabilité et prévention des abus
• Consentement (art. 6, §1, a du RGPD ; et, le cas échéant, § 25, al. 1 TDDDG pour les cookies / l’accès au terminal) uniquement lorsqu’il est demandé de manière spécifique

5) Hébergement et mise à disposition du site

Ce site est hébergé par netcup GmbH (Karlsruhe, Allemagne). L’hébergeur traite les données en tant que sous-traitant dans le cadre d’un accord de traitement des données conformément à l’art. 28 du RGPD.

Fichiers journaux du serveur

Lors de l’accès au site, les serveurs traitent notamment l’adresse IP, la date et l’heure, les pages demandées, l’URL référente, les informations du navigateur et du système d’exploitation ainsi que des journaux techniques.

Finalité : fonctionnement sécurisé, résolution des erreurs et fourniture du site.
Base juridique : art. 6, §1, f du RGPD.
Conservation : en règle générale jusqu’à 14 jours ; jusqu’à 30 jours en cas d’incident de sécurité documenté.

6) Cookies et consentement

Cette version du site n’active aucun cookie optionnel d’analyse ou de marketing. L’interface de réglage des cookies est désactivée, car sa dépendance locale complète et vérifiée n’est pas intégrée. Les technologies nécessaires au fonctionnement sécurisé du site peuvent toujours être utilisées.

Cette version ne demande ni n’enregistre aucun choix de consentement optionnel.

7) Contact par e-mail

Si vous nous contactez par e-mail, nous traitons les informations que vous transmettez, par exemple votre nom ou votre forme d’adresse, votre adresse e-mail de réponse, votre langue préférée, éventuellement votre pays ou votre fuseau horaire, éventuellement une période approximative ainsi que votre bref message ne comportant aucune donnée sensible.

Finalité : répondre aux demandes, prévenir les abus et évaluer manuellement si une prochaine étape privée pourrait être appropriée. Une prise de contact ne vaut ni acceptation, ni réservation, ni contrat, ni obligation de paiement, ni priorité sur une liste d’attente, ni prise de rendez-vous, ni téléversement, ni accès à un portail, ni inscription à une newsletter.
Base juridique : art. 6, §1, b du RGPD (mesures précontractuelles) et/ou art. 6, §1, f du RGPD (intérêt légitime à une communication structurée et à la prévention des abus).

Minimisation des données : Merci de limiter votre premier e-mail à un message bref ne comportant aucune donnée sensible. N’envoyez pas par e-mail ou par téléphone de diagnostics, de détails relatifs à des médicaments, de documents médicaux, de pièces d’identité, de données financières, de récits de traumatismes ou de crises ni de détails intimes concernant votre vie personnelle.

Outils de communication de suivi (s’ils sont utilisés)

Pour la communication de suivi, nous pouvons utiliser l’e-mail et Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited). Lorsqu’ils impliquent des cookies ou technologies similaires, ceux-ci ne sont utilisés qu’avec votre consentement.

8) Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger le site et les communications. Des outils de sécurité, tels qu’un pare-feu ou une protection anti-malware, peuvent traiter des métadonnées d’accès afin de prévenir les abus.

Base juridique : art. 6, §1, f du RGPD.

9) Analyse et marketing (désactivés dans cette version)

Cette version ne charge aucun outil optionnel d’analyse ou de marketing. Toute activation future exige une solution de consentement complète et vérifiée, une information de confidentialité mise à jour et un consentement préalable lorsque la loi l’exige.

Base juridique pour tout futur usage fondé sur le consentement : art. 6, §1, a du RGPD et § 25, al. 1 TDDDG.

10) Facture et paiement manuels après acceptation

Le paiement public et l’automatisation des paiements sont fermés. Un paiement ne peut être demandé qu’après l’acceptation manuelle par ALMAE, la remise et l’acceptation expresse de la version exacte des conditions écrites, une confirmation contractuelle écrite distincte d’ALMAE et l’émission d’une facture.

Selon la voie choisie individuellement, le paiement peut être effectué par virement bancaire ou via Wise ou Stripe. Seules les données nécessaires à la transaction sont transmises au prestataire choisi. ALMAE ne conserve pas elle-même les données de carte.

Finalités : administration du contrat, facturation, traitement du paiement, comptabilité et respect des obligations légales.
Bases juridiques : art. 6, §1, b du RGPD pour l’exécution du contrat et art. 6, §1, c du RGPD pour les obligations de facturation, fiscales et comptables.

11) Destinataires et usages exclus

Les destinataires sont limités aux fonctions réellement nécessaires : netcup pour l’hébergement ; Microsoft 365 pour l’e-mail et la communication privée ultérieure ; une banque, Wise ou Stripe uniquement pour la voie de paiement choisie après acceptation ; un prestataire privé de planification uniquement s’il est activé séparément pour une personne invitée ; ainsi que les conseillers fiscaux, comptables, autorités ou tribunaux lorsque cela est nécessaire.

Aucun CRM, aucune newsletter, aucune analyse, aucun marketing, aucun profilage, aucune vente de données et aucune décision automatisée d’adéquation ne sont actifs pour ce processus.

12) Durées de conservation et suppression

• Demandes refusées ou abandonnées et situations d’attente inactives : 90 jours.
• Correspondance opérationnelle des personnes acceptées : trois ans.
• Contrats, factures et justificatifs de paiement : dix ans lorsque cela est requis.
• Preuves relatives aux demandes des personnes concernées : trois ans.
• Journaux de sécurité : normalement 14 jours ; jusqu’à 30 jours pour un incident documenté.
• Sauvegardes : notre politique opérationnelle fixe un cycle maximal de 90 jours, sous réserve des cycles de restauration du prestataire.

Manuel Frey est responsable du réexamen de ces durées tous les trois mois. Il s’agit des durées opérationnelles adoptées ; leur mise en œuvre technique au niveau des prestataires reste non vérifiée. Une suspension de suppression documentée pour motif juridique peut s’appliquer à un cas déterminé ; la suppression reprend après sa levée. Les exportations locales sont interdites sauf nécessité et doivent alors être supprimées immédiatement.

13) Vos droits, vérification d’identité et réclamation

En vertu du RGPD, vous pouvez disposer de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité, d’opposition et de retrait du consentement. Les demandes peuvent être adressées à institute@almae.de.

Nous vérifions normalement une demande au moyen de l’adresse e-mail connue. Une preuve d’identité supplémentaire n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable et doit être limitée au nécessaire ; une copie d’une pièce d’identité n’est pas exigée par défaut.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. L’autorité compétente selon notre base de travail est Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz ; coordonnées officielles : datenschutz.rlp.de/service/kontakt.

Décision automatisée : Nous n’utilisons aucune décision automatisée ni aucun profilage produisant des effets juridiques ou comparables. Toute évaluation de l’adéquation est effectuée manuellement.

14) Mises à jour

Nous pouvons adapter cette politique de confidentialité pour tenir compte d’évolutions juridiques ou opérationnelles. La version en vigueur est publiée sur cette page.